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Usuarios es la pantalla más usada del panel. Lista a todas las personas de tu organización con su nombre, identificación, área, cargo y ubicación.
Listado de usuarios del panel de administración

Listado de usuarios con nombre, identificación, área, cargo y ubicación.

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El listado

De entrada se ven cinco columnas: Nombre aparece en el selector marcada como (fija): no se puede ocultar ni mover, porque es la que permite reconocer de quién es cada fila y la que lleva a su ficha. Las demás se ordenan haciendo clic en el encabezado. Desde el selector de columnas de la barra superior —el botón que muestra cuántas hay activas, por ejemplo Columnas (5/16)— puedes reordenarlas y activar once más que vienen ocultas: Correo, Móvil, Rol, Estado, Jefe, Código de área, Código de cargo, Creado, Actualizado, Fecha de ingreso y ¿Es propietario?. Si tu organización tiene campos personalizados, cada uno aparece además como una columna más, también oculta. La elección se guarda en tu navegador.
Estado viene oculta porque el listado ya distingue a los deshabilitados por el punto junto a la foto: verde si la persona puede ingresar, gris si no (al pasar el cursor lo dice). Actívala cuando necesites ordenar por estado.
Exportar usuarios no depende de estas columnas: el archivo que genera trae siempre su propio juego de campos, tengas las que tengas a la vista. Lo que sí respeta es la selección — si marcaste filas, exporta solo esas.
La búsqueda superior filtra por nombre, correo e identificación. Las casillas de la izquierda permiten seleccionar varias personas a la vez.

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Crear un usuario

Crear usuario abre el formulario:
  • Correo electrónico — obligatorio; es también el nombre de usuario. Es único dentro de tu empresa. Si el correo ya pertenece a alguien que trabaja en otra empresa de Intrena, se agrega esa misma persona a la tuya en lugar de crear una cuenta nueva: conserva su contraseña y su perfil de la otra empresa, y en la tuya empieza desde cero.
  • Nombres — obligatorio. Apellidos — opcional.
  • Identificación — número de documento.
  • Celular — debe ir en formato internacional (+573001234567). Es el canal de WhatsApp y de códigos OTP.
  • Contraseña — opcional, mínimo 6 caracteres. Si la dejas vacía, se asigna automáticamente la primera parte del correo.
  • Foto de perfil — una URL http:// o https://.
  • Área y Cargo — de los catálogos de Áreas y Cargos.
  • Ubicación — texto libre con autocompletado sobre los valores ya usados.
  • Jefe — otro usuario de la organización. Seleccionar abre un buscador paginado donde eliges a la persona; para quitarlo, cierra la etiqueta con la x. Sirve para filtrar reportes por equipo.
  • Campos personalizados — hasta siete campos definidos por tu organización. Ver Campos personalizados.
Administrador, Solo lectura o Usuario. Los dos primeros entran al panel; el tercero solo a la aplicación. Ver Acceso y roles.
El celular debe incluir indicativo de país. Un número mal formateado no impide crear al usuario, pero sí impide que reciba WhatsApp: ni notificaciones automáticas, ni comunicaciones, ni códigos OTP.Cada celular pertenece a una sola persona en Intrena: con él inicia sesión por código. No puedes asignar un número que ya usa otro usuario, aunque sea de otra empresa.

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Activar e inactivar

En lugar de eliminar personas, inactívalas. Un usuario inactivo:
  • no puede iniciar sesión ni en el panel ni en la aplicación;
  • deja de recibir notificaciones;
  • conserva todo su historial de avance, respuestas y certificados;
  • desaparece de los reportes cuando activas el filtro Solo activos.
Se hace desde el listado, individualmente o sobre una selección. También existe la activación/inactivación masiva por archivo: subes un CSV con las identificaciones y el sistema aplica el cambio sobre todas.
Inactivar es la forma correcta de manejar una salida de la empresa. Elimina un usuario solo si fue creado por error.

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Exportar

Dos opciones desde el listado:
  • Exportar todos los usuarios — la base completa.
  • Exportar usuarios seleccionados — únicamente las filas marcadas.
El archivo sale en CSV, con codificación UTF-8, listo para abrir en Excel.

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Detalle de un usuario

Al hacer clic en una persona se abre su ficha, con sus datos arriba y varias pestañas abajo.
Todos los cursos asignados con su progreso, fecha límite y fecha de finalización. Desde aquí puedes:
  • Convalidar curso — registrar manualmente un porcentaje de avance y una fecha, con comentarios. Útil cuando la persona ya tomó esa formación por fuera o hubo un problema técnico. Una convalidación al 100 % queda registrada en el historial de certificados del curso. La fecha no puede ser anterior a la última finalización ya registrada.
  • Borrar avance — restablecer el curso a cero para que la persona lo vuelva a hacer desde el principio. Es irreversible.
También desde la ficha: historial de certificados (los PDF emitidos, con opción de descarga) y el botón Acciones, con las mismas opciones del menú de la tabla de usuarios: editar, activar o inactivar usuario y restablecer contraseña. Si el usuario también pertenece a otra empresa, su contraseña no se puede restablecer desde aquí: debe ingresar con un código de acceso.
Ficha de detalle de un usuario

Detalle de un usuario: datos personales, cursos asignados y su avance.

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Preguntas frecuentes

Sí, desde Editar. Ten en cuenta que el correo es también su nombre de usuario, así que a partir de ese momento iniciará sesión con el nuevo.La excepción: si esa persona también trabaja en otra empresa de Intrena, el correo y el celular son suyos, no de tu empresa, y cambiarlos afectaría su ingreso a la otra. En ese caso el sistema no lo permite y te lo indica; puedes guardar el resto de los cambios sin tocar esos dos campos.
Es una sola cuenta con un perfil por empresa: su rol, su área, su cargo y su avance son independientes en cada una, y su correo y contraseña son los mismos en todas.Al iniciar sesión entra a una de ellas y puede cambiarse desde el menú de usuario, haciendo clic en el nombre de la empresa. Si la inactivas en tu empresa deja de ver la tuya, pero conserva el acceso a la otra.
Inactiva el duplicado. Si no tiene ningún avance registrado, puedes eliminarlo directamente.
Porque tiene datos asociados (avance, respuestas, certificados). El sistema te dirá qué lo bloquea. Inactívalo en su lugar.